klarkommen Mediation Sarah Konkol (Einzelunternehmen)
Untere Trottmatt 215B, 5274 Mettau
E-Mail: kontakt@klarkommen.ch, Telefon: +41 77 276 89 67
Die Bearbeitung dient der Durchführung der Mediation, zu der sich die Parteien mit dem Mediationsvertrag verpflichtet haben: Fall- und Stammdaten, Dokumente, Nachrichten und Termine ausschliesslich zum Zweck des jeweiligen Verfahrens. Rechnungsdaten werden zusätzlich zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten bearbeitet (Art. 958f OR). Das Zugriffsprotokoll dient der Nachvollziehbarkeit von Zugriffen auf besonders schützenswerte Daten und damit einem berechtigten Interesse der Praxis.
Fallakten und Rechnungen werden zehn Jahre aufbewahrt. Für Rechnungen folgt das aus Art. 958f OR, für Fallakten aus der Verjährungsfrist nach Art. 127 OR. Nach Ablauf der Frist erfolgt keine automatische Löschung — die Anwendung weist ablaufende Fälle lediglich zur Prüfung aus.
Die Mediatorin kann Inhalte Ihres Falls — etwa erfasste Sitzungstranskripte, Notizen oder frühere Zusammenfassungen — mit Unterstützung eines Sprachmodells aufbereiten lassen: zur Nachbereitung einer Sitzung, zum Überblick über den Verfahrensstand oder zur Vorbereitung eines Termins. Diese Verarbeitung läuft über Amazon Web Services (AWS, Dienst „Amazon Bedrock“) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Deutschland, EU). Die Inhalte werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht dauerhaft gespeichert.
Alle so erzeugten Texte sind ausschliesslich ein internes Arbeitsmittel der Mediatorin. Sie werden nicht automatisch an die Parteien weitergegeben und sind über das Klientenportal nicht sichtbar. Ein Text gelangt nur dann zu Ihnen, wenn die Mediatorin ihn geprüft und ausdrücklich als Dokument freigegeben hat. Es werden keine automatisierten Einzelentscheidungen über Personen getroffen.
Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie im Mediationsvertrag als eigenen, abwählbaren Punkt erteilen oder verweigern können — die Mediation findet auch ohne die KI-gestützte Aufbereitung statt. Sie können der Aufbereitung jederzeit für Ihren Fall widersprechen; sie unterbleibt dann. Die Ergebnisse werden wie die übrige Fallakte zehn Jahre aufbewahrt; eine automatische Löschung erfolgt nicht, ablaufende Fälle werden zur Prüfung ausgewiesen.
Sitzungen können mit einem Aufnahmegerät der Anbieterin Plaud, Inc. (Sitz: Delaware, USA) aufgezeichnet werden. Plaud transkribiert die Aufnahme, trennt sie nach Sprecher:innen und erstellt eine automatische Zusammenfassung. Die Tonaufnahme selbst wird nie in klarkommen gespeichert — sie verbleibt ausschliesslich bei Plaud und wird von der Mediatorin dort spätestens sieben Tage nach der Sitzung gelöscht. Nur Transkript und Zusammenfassung werden in klarkommen übernommen und dort wie die übrige Fallakte zehn Jahre aufbewahrt; eine automatische Löschung erfolgt nicht.
Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission als geeignete Garantie (Art. 16 Abs. 2 lit. d revDSG). Für die KI-gestützte Erstellung der Zusammenfassung setzt Plaud ihrerseits Sprachmodell-Anbieter ein, ohne Training auf den Inhalten und ohne dauerhafte Speicherung durch diese.
Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie im Mediationsvertrag als eigenen, abwählbaren Punkt erteilen oder verweigern können — die Mediation findet auch ohne Aufzeichnung statt. Unabhängig von dieser grundsätzlichen Zustimmung wird vor jeder einzelnen Sitzung erneut gefragt; widerspricht eine anwesende Person, wird diese Sitzung nicht aufgezeichnet. Im kostenlosen Erstgespräch wird generell nicht aufgezeichnet.
Für den Betrieb der Anwendung werden folgende Auftragsverarbeiter eingesetzt:
Der Zugang ist durchgehend authentifiziert. Mediator:innen melden sich mit Passwort und zweitem Faktor an, Klient:innen mit einem Einmalcode per E-Mail. Der Zugriff auf Daten ist zusätzlich in der Datenbank selbst eingeschränkt, sodass jede Partei ausschliesslich den eigenen Fall sieht. Inhalte von Nachrichten werden nie per E-Mail versendet, sondern nur in der Anwendung angezeigt.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Angaben, auf Löschung sowie auf Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format. Wenden Sie sich dafür an die unten genannte Kontaktadresse. Für die Auskunft und Herausgabe stehen der Praxis technische Mittel zur Verfügung, mit denen ein Export Ihrer Daten erstellt werden kann. Enthält ein Dokument zugleich Angaben zu einer anderen Partei — etwa ein Sitzungstranskript —, kann die Herausgabe insoweit eingeschränkt sein, als deren schutzwürdige Interessen überwiegen.
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